Publié Le 25/02/2021
Pour une entreprise, perdre des appels, ne pas avoir le temps de recontacter ses prospects ni sa clientèle, ne pas pouvoir prendre un rendez-vous, car les plannings ne sont pas accessibles à l'instant T ou par faute de temps nécessaire, sont autant de pertes de revenu que toute entreprise cherche à éviter.
Pour ces raisons, elles sont nombreuses à faire appel à la sous-traitance pour les services de télésecrétariat externalisé. Les télé secrétaires accompagnent les clients donneurs d'ordre et prennent ainsi en charge les missions liées à l'accueil téléphonique.
En optant pour cette prestation, l'entreprise valorise une fonction primordiale : le traitement des communications téléphoniques internes et externes. Grâce à cela, elle peut se concentrer sur ses missions principales, en évitant les activités chronophages et en consacrant l'essentiel de son temps à son coeur de métier.
Ces services ne sont pas limités à une certaine taille d'entreprise. Au contraire. Qu'elles soient petites, grandes ou moyennes, toutes les entreprises peuvent déléguer les missions inhérentes au secrétariat téléphonique. De même, des auto-entrepreneurs, des professionnels du milieu médical ou juridique, ou encore des agences immobilières, peuvent faire le choix d'externaliser la gestion des flux d'appels et de bénéficier d'une prestation de qualité, même à distance.
Choisir de collaborer avec un télésecrétaire et lui déléguer son standard, c'est valoriser son « pôle » accueil téléphonique et l'inscrire dans une démarche qualitative et professionnelle, où la qualité de la relation client est mise au premier plan.
☆ Mettre la satisfaction des clients et des collaborateurs au centre du projet
Déléguer la gestion de ses lignes permet de professionnaliser le contact avec les prospects et de perfectionner la communication entre le client et le chef d'entreprise, en favorisant le suivi des messages, et en assurant la prise de rendez-vous.
Pour une expérience réussie, le professionnel responsable des communications téléphoniques devra avoir des qualités indispensables telles que l'écoute, l'empathie et le sens du service. La confidentialité et le respect du secret professionnel font partie des règles dûment respectées.
☆ Des services qualitatifs et adaptés aux attentes de chacun
L'accueil téléphonique est la vitrine de l'entreprise. Elle se doit d'être irréprochable. C'est pourquoi les professionnels du télésecrétariat externalisé sont formés et qualifiés. Ils ont à cœur de proposer des services personnalisés, adaptés aux besoins et aux attentes de chaque entreprise, quel que soit le secteur dans lequel elle évolue. Bien qu'à distance, ils assisteront et accompagneront les collaborateurs en leur remontant les informations.
En externalisant, le client joue la carte de l'économie en profitant de cette solution de manière ponctuelle (accroissement d'activité, remplacement congé maladie, etc.). Il est également possible d'externaliser ce service de façon régulière et quotidienne, pour employer son temps sur ses missions essentielles.