Publié Le 30/05/2023
Loin d'être anecdotique, les archives d'entreprise sont au contraire les piliers de votre société. De plus, l'archivage de la plupart des documents est obligatoire. Pour votre entreprise, les tarifs de stockage d'archive sont donc des éléments importants à prendre en compte.
Les archives sont des documents qui peuvent revêtir différentes formes : papiers, photographies, vidéos, œuvres d'art… chaque institution possède des archives.
En entreprise, les supports les plus fréquents sont le papier, mais aussi les documents numériques (des PDF par exemple). Factures, devis et autres contrats font partie des documents courants.
On peut citer plusieurs types d'archives :
On peut également citer les archives numériques, qui sont des archives dématérialisées et qu'on peut stocker dans des serveurs locaux ou sur le cloud, et les archives physiques (papier, photos…).
Conserver les documents d'entreprise est obligatoire. La loi prévoit en effet une conservation d'une durée déterminée pour chaque type de document. Ces documents peuvent être réclamés par l'administration en cas de vérification. Si vous ne pouvez pas les présenter, vous pouvez faire l'objet de sanctions, notamment financières.
De même, vos documents ne doivent pas être altérés afin de pouvoir lire les informations. Ils doivent également être bien rangés pour les retrouver facilement et n'en perdre aucun.
Comme vous l'avez vu ci-dessus, vos documents doivent être archivés de façon à ce qu'ils soient protégés des dégradations. Si vous avez à archiver des documents physiques, alors ils doivent être entreposés dans une pièce qui permet de les garder de manière optimale, à l'abri de l'humidité et des UV. En outre, la salle d'archive doit être sécurisée contre les inondations, les incendies et les intrusions.
Les documents numériques sont, eux, vulnérables en raison du piratage et des attaques malveillantes. Il faut donc que vos serveurs (distants ou locaux) soient protégés en conséquence.
Enfin, afin de les retrouver rapidement, vos archives doivent être classées par type de documents, date et durée de conservation.
Vous l'aurez compris, l'archivage demande de la rigueur et du temps. Souvent, vous devez affecter un membre du personnel à cette tâche.
Dans le but de gagner du temps, de l'argent et d'avoir des archives parfaitement organisées et protégées, faites appel à un service d'archivage.
Archiver vos documents vous-même n'est pas, contrairement à ce qu'on pourrait penser, économique. Les points déjà cités vous donnent une idée de tout le matériel dont vous aurez besoin pour entreposer les documents, qu'ils soient physiques ou numériques.
Entre les étagères, la salle ou la location de box, le matériel informatique et la maintenance, la sécurité… La note peut vite devenir salée.
Au contraire, faire appel à une société externe, spécialiste de l'archivage, vous fera faire des économies. Disposant déjà du matériel nécessaire, les professionnels de l'archivage vous garantissent la protection des documents, un gain de temps, d'argent et un esprit serein.
En outre, un professionnel saura organiser au mieux vos archives, puisqu'il connaît très bien la loi et l'importance des documents que vous lui confiez.
SGA est une société spécialisée dans l'archivage. Depuis 1973, cette entreprise familiale et indépendante gère et optimise les archives que les clients nous confient, quel que soit le support.
L'entreprise est certifiée ISO 9001 sur l'ensemble de nos sites. Plus de 3 200 clients qui nous ont déjà fait confiance. Avec nous, vous avez la garantie que vos archives seront en sécurité et organisées de manière que vous puissiez tout retrouver rapidement.
Alors, n'attendez plus pour déléguer la gestion de vos archives d'entreprise.
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Société accompagnant les entreprises au quotidien dans la gestion de leurs archives et documents et de leur flux documentaire en général, en proposant des solutions complémentaires globales
