Publié Le 17/07/2025
À l’ère du tout-numérique, la gestion documentaire ne peut plus se permettre de reposer sur des armoires pleines à craquer ou des fichiers dispersés sur différents disques durs.
Pour gagner en efficacité, de nombreuses entreprises se tournent vers des outils GED. Avec le logiciel Zeendoc notamment, les entreprises peuvent transformer en profondeur la manière dont elles traitent, stockent et retrouvent leurs fichiers.
Un logiciel GED (ou Electronic Document Management System) est un outil numérique qui permet de centraliser, organiser, classer, sécuriser et retrouver tous les documents d’une entreprise. Il s’agit d’un système qui prend en charge l’ensemble du cycle de vie documentaire, de la création à l’archivage, en passant par la validation et la diffusion.
Ces logiciels remplacent progressivement les méthodes traditionnelles de gestion papier, en proposant une solution plus rapide, souple et fiable. Que ce soit pour gérer des factures, des contrats, des bons de commande ou des bulletins de paie, la GED répond à de nombreux besoins métier.
Avant tout, parce qu’il s’agit d’un gain de temps considérable. Mais les avantages d’un logiciel GED vont bien au-delà.
★ Optimiser les processus de travail
En automatisant certaines tâches répétitives (classement, validation, notifications…), un logiciel GED permet de fluidifier les échanges internes. Les collaborateurs peuvent accéder aux mêmes documents, en temps réel, où qu’ils soient. Cela favorise la collaboration, notamment en télétravail.
De plus, la recherche documentaire devient ultra-rapide grâce à des fonctionnalités d’indexation avancées. Finies les longues minutes à fouiller dans des dossiers mal nommés ou dans des piles de papier.
★ Sécuriser les documents sensibles
Un bon logiciel GED intègre des dispositifs de sécurité avancés : droits d’accès personnalisés, traçabilité des actions, sauvegardes automatiques. Cela permet à l’entreprise de se protéger contre les pertes, les erreurs de manipulation ou les accès non autorisés.
C’est également un atout en matière de conformité légale, particulièrement en lien avec le RGPD.
★ Réduire les coûts liés au papier et à l’archivage
Moins d’impression, moins d’espace de stockage physique, moins de temps perdu : la dématérialisation apporte aussi des bénéfices économiques.
Elle participe à une démarche plus respectueuse de l’environnement, ce qui est un argument fort pour les entreprises engagées dans une politique RSE.
★ Adapter le système documentaire aux besoins évolutifs de l’entreprise
Un logiciel GED peut être paramétré selon la taille de l’organisation, son secteur d’activité ou encore la typologie des documents traités.
Il s’adapte ainsi aux besoins spécifiques de chaque structure, que ce soit une TPE, une PME ou un grand groupe.
Avant de mettre en place une solution GED, il peut être utile de se poser cette question : quels sont les documents que nous gérons le plus souvent, et qui mériteraient d’être automatisés ou centralisés ?
Voici quelques cas d’usage fréquents :
Chaque entreprise peut ainsi adapter le système GED à son fonctionnement interne et à ses priorités. Il permet à la fois d’optimiser l’existant et de mieux anticiper la croissance des volumes documentaires.
Parce qu’il existe aujourd’hui de nombreux logiciels GED sur le marché, il est essentiel de choisir un outil qui réponde à vos attentes.
Facilité d’utilisation, interopérabilité, sécurité des données, scalabilité ou encore support et accompagnement sont autant de critères à prendre en compte pour adopter une solution GED adapté à vos besoins.
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