Publié Le 20/02/2024
La gestion efficace des archives constitue un enjeu majeur pour les entreprises, impactant leur productivité, mais également bien d'autres aspects stratégiques.
Choisir de confier l'archivage des documents à des professionnels peut ainsi vous permettre de bénéficier d'avantages non négligeables. Nous vous proposons de découvrir lesquels en continuant votre lecture.
La gestion optimisée des archives en entreprise se traduit tout d'abord par un gain de temps significatif. Lorsqu'une organisation entreprend un audit archivage, elle procède à une analyse approfondie de sa base documentaire, identifiant les documents essentiels et prenant des décisions éclairées sur leur conservation. Grâce à cette démarche, les équipes n'ont plus à consacrer des heures à la recherche fastidieuse de documents parmi une multitude de références.
La dématérialisation des documents, résultant de cet audit, constitue également un moyen efficace d'économiser du temps. En convertissant les documents physiques en formats électroniques, l'accès à l'information devient rapide et facile, favorisant ainsi une productivité accrue au sein de l'entreprise. L'intégrité des informations est garantie, assurant la fiabilité des données consultées et contribuant à des processus décisionnels plus rapides et précis.
La gestion efficace des archives permet ainsi à l'entreprise de :
Externaliser la gestion des archives offre également à une entreprise la possibilité de libérer de précieux espaces de stockage autrefois dédiés à cette fonction. Les salles jadis remplies de boîtes d'archives peuvent être réaffectées à des usages plus stratégiques, contribuant ainsi à une utilisation optimale des locaux.
En confiant la conservation des documents à des prestataires spécialisés, les entreprises bénéficient de solutions de stockage adaptées à leurs besoins spécifiques. Le tri des archives obsolètes pouvant être détruites permet aussi une réduction significative du volume physique à stocker. La conservation des documents essentiels se fait de manière organisée et efficiente, maximisant ainsi l'espace disponible.
Ce gain d'espace physique se traduit aussi par une diminution des coûts associés à l'immobilier et à l'entretien des locaux de stockage. Externaliser la gestion des archives peut donc permettre à votre entreprise d'optimiser ses ressources financières tout en améliorant la fonctionnalité de son environnement de travail.
Ainsi, confier la gestion de vos archives à un prestataire spécialisé permet non seulement de bénéficier d'un espace physique plus grand et adaptable, mais permet également de réaliser des économies potentielles en termes de coûts immobiliers, renforçant ainsi la flexibilité, la compétitivité et l'efficacité globale de l'entreprise.
La gestion externalisée des archives permet enfin une répartition plus judicieuse des ressources humaines au sein de l'entreprise. En libérant les équipes de la charge chronophage liée à la gestion manuelle des archives, elles peuvent être redirigées vers des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée.
Les équipes dédiées à la gestion documentaire peuvent ainsi concentrer leurs compétences sur des tâches intellectuelles et décisionnelles, contribuant directement à l'innovation et à la croissance de l'entreprise. La délégation de la gestion des archives à des professionnels spécialisés permet de mettre en place des stratégies efficaces de classement et de conservation, évitant ainsi la dispersion des ressources humaines dans des tâches administratives fastidieuses.
De plus, cette réaffectation des ressources humaines favorise un environnement de travail plus motivant, offrant aux employés l'opportunité de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée, stimulant leur créativité et leur productivité.
Vente de matériels pour le classement rotatif, classeurs automatisés, rayonnages pour archives, dossiers posés et suspendus, boites de classement, mise en oeuvre de systèmes d'indexation
Société accompagnant les entreprises au quotidien dans la gestion de leurs archives et documents et de leur flux documentaire en général, en proposant des solutions complémentaires globales
